Dans la division: Finances
Santé et valeur:
- Les finances soutiennent la valeur « intendance » de YL MVNM : respecter les normes les plus élevées en matière de gestion de toutes les ressources qui nous sont confiées.
- Le service financier facilite la stratégie, la planification, le suivi des résultats, le contrôle des coûts, la gestion des risques, la communication avec les parties prenantes et la conformité/le rendu des rapports.
- Une fonction financière saine fonctionne avec des approches de tous les éléments ci-dessus dans l’ " esprit du Royaume ", en suivant les traces et l'enseignement de Jésus.
Des systèmes financiers sains pour atteindre le “ next kid ”
Objectif d'apprentissage
Grâce à cette leçon, les participants à l'i100 seront en mesure de :
- Expliquer les fondements bibliques de systèmes financiers sains.
- Décrire comment des systèmes financiers sains aident les équipes à atteindre le « next kid » (l’ado suivant)
- Analyser leurs systèmes financiers dans leur propre zone géographique afin d'identifier les points forts et les points à modifier.
INTRODUCTION
Commençons par une brève introspection : En un mot, que ressentez-vous lorsque vous entendez le terme « finance » dans le ministère ?
Votre réponse peut être très variée, allant de « simple » à « difficile » en passant par « déroutant ». Nous arrivons tous avec des pensées et des sentiments différents, mais nous espérons que ces leçons nous permettront de progresser vers la clarté et la simplicité.
L'équipe internationale des finances a mis au point une formation internationale à l'intendance, non seulement pour que les participants à l'initiative i100 la suivent, mais aussi pour tous ceux qui, au sein de la mission, pourraient avoir besoin d'apprendre ces mêmes principes.
Veuillez suivre la formation ci-dessous. Lorsque vous aurez terminé, revenez à cette page pour un moment de réflexion.
Suivre la formation internationale à l'intendance
Réflexion
Maintenant que vous avez suivi la formation internationale à l'intendance ci-dessus, réfléchissez aux questions suivantes:
- Y a-t-il quelqu'un d'autre dans votre équipe qui, selon vous, doit suivre cette formation?
- Lorsque vous pensez à cette formation, qui (pas seulement des noms, mais des postes, des directeurs de zone, des bénévoles, etc.) et quand (à quel moment de leur parcours Young Life) devrait suivre cette formation?
Être prêt pour l'audit: L'intégrité en action
Objectifs d'apprentissage
À la fin de cette leçon, les participants seront capables de:
- Identifier l'objectif et la valeur des audits internes et externes dans le ministère.
- Comprendre comment se préparer à un audit avant qu'il ne se produise.
- Identifier les domaines d'amélioration et les besoins de formation au sein de leurs équipes afin de rester prêts pour l'audit.
Matériel nécessaire
- Deux courtes études de cas (une pour les scénarios d'audit interne, une pour les scénarios d'audit externe)
- Vidéo pédagogique sur l'audit
- Liste de vérification pour la préparation à l'audit
- Matériel présenté sur le site web i100
Plan de la leçon
1.) Accueil et mise en confiance (5 minutes)
- Amorce: Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit lorsque vous entendez le mot « audit » ?
- Saisir les réponses (dans le chat de la réunion) - mettre en évidence les craintes et les opportunités.
- Transition: Explorons les raisons pour lesquelles les audits ne se limitent pas à cocher des cases : ils nous aident à instaurer la confiance et à bien gérer les affaires publiques.
2.) Exploration d'une étude de cas (30 minutes)
Étude de cas n° 1 : Audit interne (15 minutes)
L'audit interne fournit au pays une liste préalable complète des éléments nécessaires à l'audit dans le cadre du champ d'application de l'audit. Notre plan d'audit international standard est utilisé au cours du travail sur le terrain. Il couvre les principaux domaines à vérifier, notamment les opérations bancaires, la gestion des espèces, les pièces justificatives des dépenses, les dossiers des employés, les actifs et les opérations du camp. Un audit ne comprend pas l'examen des registres et de la documentation pour toutes les transactions d'une période donnée, mais plutôt celui d’un échantillon.
L'audit interne n'a pas effectué de visites inattendues. Elles sont généralement planifiées, avec une liste préalable fournie par l'audit interne au personnel administratif/financier du pays pour préparer les éléments spécifiquement demandés. Cependant, même avec cela, nous avons eu des expériences/des exemples où les pays n'étaient pas préparés.
- Scénario 1 : Le personnel de l'audit interne a effectué un audit à distance d'une entité en Amérique latine pendant le COVID (les déplacements n'étaient pas autorisés). Il s'agissait du premier audit de cette entité de l'YL. Conformément à la pratique standard en matière d'audit, un champ d'application et un calendrier ont été sélectionnés pour l'audit, et une liste préliminaire a été envoyée au pays. Dès le début du travail sur le terrain, il est apparu clairement que le pays n'était pas préparé. Des conférences sur zoom ont été organisées entre l'équipe d'audit et le personnel du pays, mais de nombreux éléments demandés n'étaient pas disponibles ou n'existaient tout simplement pas. Lorsque l'équipe d'audit a approfondi ses recherches, il est apparu clairement que la comptabilité et la tenue des registres accusaient un retard de plusieurs mois, voire de plusieurs années pour certains comptes. Aucun compte bancaire (alors que le pays en possède plusieurs) n'avait été rapproché depuis plus d'un an, et presque aucune des transactions échantillonnées n'était accompagnée d'une copie des pièces justificatives. L'audit interne a commencé à faire part de ces résultats et de ces préoccupations à la direction de la division, et tout le monde a convenu qu'il était temps d'engager du personnel supplémentaire dans le pays pour assainir les documents comptables et commencer à comptabiliser les transactions financières en temps voulu. En fin de compte, le pays a en fait « échoué » à l'audit. Toutefois, au vu des résultats obtenus, le leadership du pays et celui de la division se sont montrés disposés à apporter les changements nécessaires.
Discussion en petits groupes:
- Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné?
- Qu'aurait-on pu faire pour l'éviter?
- Comment l'équipe doit-elle réagir?
Étude de cas n° 2: External Audit (15 minutes)
- Scénario : Nous faisions l'objet d'un audit externe et, d'une manière générale, tout se présentait bien. Le pays présentait un niveau élevé de concentration des fournisseurs. En d'autres termes, la majorité des dépenses du camp étaient payées à un petit nombre de fournisseurs (3 fournisseurs en fait). Plus de 500 000 dollars américains pour l'année contrôlée. Lorsque les auditeurs externes ont approfondi leur enquête, ils se sont inquiétés du fait que, bien que le pays dispose de factures/reçus à l'appui des dépenses, il n'y avait aucune autre preuve permettant de confirmer l'existence réelle des camps. Les camps ont-ils eu lieu ? Nous l'espérons, mais à part des factures très chères, nous n'avons aucun moyen de le prouver. Les leaders sur le terrain soumettent des statistiques, mais il ne serait pas impossible de fabriquer ces chiffres. Dans ce cas, les auditeurs n'ont pas voulu valider l'audit étant donné le montant que représentent les dépenses pour le camp dans les finances de ce pays.
Discussion en petits groupes
- Ce scénario n'est pas rare de par le monde, en particulier dans les cultures les plus reculées, basées sur l'argent liquide. En groupe, réfléchissez à la manière dont le pays pourrait mieux soutenir l'existence de camps et/ou d'activités du ministère.
Débriefing en grand groupe (5 minutes)
- Mettre en évidence les leçons à tirer en matière de documentation, de responsabilité et de dynamisme.
3.) Segment d'enseignement: Qu'est-ce qu'un audit? (5-10 minutes)
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Définitions
- Audit interne - une autoévaluation pour s'assurer que les contrôles et la politique internes sont respectés.
- Audit externe - évaluation objective par une entité extérieure (par exemple : le siège, les donateurs, le gouvernement).
- Les audits sont des outils permettant de renforcer la confiance, et non des sanctions.
- Thèmes d'un audit : transparence, gestion, responsabilité, conformité aux valeurs de la mission
4.) Activité de réflexion: Sommes-nous prêts? (10 Minutes)
Les audits et la préparation aux audits aident à mettre en place des systèmes sains et une formation à rendre des comptes pour les leaders de Young Life. Les systèmes mis en place ont pour but d'aider les leaders à rester intègres et à se concentrer sur leur ministère. Intégrer le fait de rendre des comptes permet de dire facilement la vérité et difficilement des mensonges, afin d'éviter toute tentation de corruption.
Vous trouverez ci-dessous deux ressources que vous pouvez utiliser avec vos équipes pour vérifier vos systèmes en place:
Liste de vérification pour la prévention de la fraude
Cette liste peut être utile pour examiner avec votre équipe si vous avez mis en place des systèmes sains pour prévenir la fraude.
5.) Appel à l'action: Planification de la discussion en équipe (10-15 minutes)
Amorce
- Comment sommes-nous préparés aux audits internes et externes?
- Les bonnes personnes reçoivent-elles la bonne formation?
- Quelle mesure pouvons-nous prendre dans les 30 prochains jours pour améliorer notre préparation à l'audit?
- Utilisez la liste de contrôle de l'auto-vérification du Guide international de finances de terrain avec vos équipes pour vous aider à déterminer votre degré de préparation.
Encouragez les régions à se fixer un objectif tangible.
Clôture et prière (5 minutes)
- Récapituler l'idée clé: L'aptitude à l'audit est un signe de confiance et de maturité dans la gestion.
- Priez pour l'intégrité, la croissance et une culture d'ouverture.
