Divisional: Finanzas 2
Estar listo para auditoría: Integridad en acción
Objetivos de aprendizaje
Al final de esta lección, los participantes serán capaces de:
- Reconocer el propósito y valor de las auditorías internas y externas en el ministerio.
- Comprender cómo estar preparado para una auditoría, antes de que ocurra.
- Identificar áreas de mejora y necesidades de capacitación dentro de sus equipos para mantenerse listos para la auditoría.
Materiales necesarios
- Dos estudios de casos breves (uno para escenarios de auditoría interna y otro para escenarios de auditoría externa)
- Vídeo de enseñanza de auditoría
- Lista de verificación de preparación de auditoría
- Material presentado en el sitio web de i100
Esquema de lección
1.) Bienvenida y calentamiento (5 minutos)
- Indicador: ¿Qué te viene a la mente cuando escuchas la palabra ‘auditoría’?
- Captura respuestas (en el chat de la reunión): destaca tanto el miedo como la oportunidad.
- Transición: “Exploremos por qué las auditorías no son solo casillas de verificación, sino que nos ayudan a generar confianza y administrar bien”.
2.) Estudio de caso Exploración (30 minutos)
Estudio de Caso 1: Auditoría interna (15 minutos)
La auditoría interna proporciona una lista preliminar completa al país de los elementos necesarios para la auditoría como parte del alcance de la auditoría. Nuestro plan de auditoría internacional estándar se utiliza durante la investigación práctica, que cubre las principales áreas de control, incluida la banca, la administración de efectivo, los documentos de apoyo para los gastos, los registros de los empleados, los activos y las operaciones del campamento. Una auditoría no incluye la revisión de registros y documentación para todas las transacciones de un período de tiempo determinado, sino una muestra.
Auditoría Interna no ha hecho visitas inesperadas. Por lo general, se planifican con antelación y se proporciona una lista preliminar de auditoría interna al personal administrativo/financiero del país para preparar los artículos solicitados específicamente. Sin embargo, incluso con esto, tenemos experiencia o ejemplos en los que los países no estaban preparados.
- Escenario 1: Personal de Auditoría Interna realizó una auditoría remota de una entidad en América Latina durante COVID (no se permitió viajar). Esta fue la primera auditoría de esta Entidad YL. De conformidad con la práctica habitual de auditoría, se seleccionó un alcance/plazo para la auditoría y se envió una lista preliminar al país. Al comenzar la investigación práctica, estaba claro que el país no estaba preparado. El equipo de auditoría y el personal en el país realizaron llamadas telefónicas por zoom, pero muchos de los artículos solicitados no estaban disponibles o simplemente no existían. A medida que el equipo de auditoría investigaba más a fondo, estaba claro que la contabilidad y la contaduría llevaba meses de retraso y, en algunas cuentas, años. En más de un año no se había conciliado ninguna cuenta bancaria (de las cuales el país tenía varias), y casi ninguna transacción incluida en la muestra tenía copias de la documentación justificativa disponible. La auditoría interna comenzó a compartir estos resultados y preocupaciones con los lideres divisionales, y todos estuvieron de acuerdo en que era hora de contratar personal adicional en el país para limpiar los registros contables y comenzar a contabilizar las transacciones financieras de manera oportuna. En última instancia, el país efectivamente “no pasó” la auditoría. Sin embargo, con los resultados comunicados, los lideres de los países y de la división estaban dispuestos a hacer los cambios necesarios.
Discusión para grupos pequeños
- ¿Qué salió mal aquí?
- ¿Qué se podría haber hecho para evitarlo?
- ¿Cómo debe responder el equipo?
Estudio de Caso 2: Auditoría externa (15 minutos)
- Escenario 2: Estábamos siendo sometidos a una auditoría externa y, en general, todo se veía bien. El país tenía un alto nivel de concentración de proveedores. Es decir, la mayoría de los gastos de los campamentos se pagaban a un pequeño número de proveedores (3 proveedores en realidad). Más de 500.000 dólares para el año objeto de auditoría. A medida que los auditores externos investigaban más a fondo, les preocupaba que, aunque el país tenía facturas o recibos que justificaban los gastos, no se disponía de pruebas adicionales que corroboraran la verdadera existencia de los campamentos. ¿Los campamentos ocurrieron? Esperamos que sí, pero aparte de facturas realmente caras, no tenemos ninguna manera de probarlo. El liderazgo del ministerio presenta estadísticas, pero no sería imposible fabricar esas cifras. En este caso, los auditores no estuvieron dispuestos a aprobarnos la auditoría dada la cantidad de gastos de campamento que representan en las finanzas de ese país.
Discusión para grupos pequeños
- Este escenario no es raro en todo el mundo, especialmente en culturas más remotas basadas en el efectivo. Como grupo, hagan una lluvia de ideas sobre las formas en que el país podría apoyar major la existencia de actividades campamentos y/o ministerios.
Información para grupos grandes (5 minutos)
- Destacar las lecciones sobre documentación, rendición de cuentas y proactividad.
3.) Segmento didáctico: ¿Qué es una auditoría? (5-10 minutos)
Active y desactive los subtítulos haciendo clic en el botón "cc". Seleccione un idioma de subtítulos diferente usando el ícono de ajustes.
Definiciones
- Auditoría interna – una autocomprobación para garantizar que se siguen los controles y políticas internas.
- Auditoría Externa – una evaluación objetiva por una entidad externa (por ejemplo, Centro de Servicios, los donantes, el gobierno).
- Las auditorías son instrumentos para fortalecer la confianza, no castigos.
- Temas de auditoría: transparencia, mayordomía, rendición de cuentas, alineación con la misión
4.) Actividad de reflexión: ¿Estamos listos? (10 minutos)
Las auditorías y la preparación para las auditorías ayudan a establecer sistemas saludables y responsabilidad para los líderes de Young Life. Los sistemas que se ponen en marcha están destinados a ayudar a los líderes a estar sanos y centrarse en el ministerio. La rendición de cuentas incorporada facilita decir la verdad y es difícil mentir para evitar incluso la tentación de la corrupción.
A continuación se muestran dos recursos que puede utilizar con sus equipos para comprobar sus sistemas establecidos:
Lista de verificación de prevención de fraude
Esta lista está tomada del ACFE 2024 Informe a las Naciones. Esta lista puede ser útil para revisar con su equipo para ver si tiene sistemas saludables para prevenir el fraude:
Traducido de la página 102 y 103 de este reporte AFCE 2024"
1.¿Se proporciona capacitación continua contra el fraude a todos los empleados de la organización?
☐ ¿Entienden los empleados qué constituye y qué no constituye fraude?
☐ ¿Se han explicado claramente a todos los empleados los costos del fraude para la empresa y todos los que trabajan en ella, incluyendo la pérdida de beneficios, la publicidad adversa, la posible pérdida de empleos y la disminución de la moral y la productividad?
☐ ¿Saben los empleados dónde buscar asesoramiento cuando se enfrentan a decisiones éticas inciertas y creen que pueden hablar libremente?
☐¿Se ha comunicado a los empleados una política de tolerancia cero al fraude mediante palabras y acciones?
2. ¿Existe un mecanismo eficaz de denuncia de fraude?
☐ ¿Se ha enseñado a los empleados cómo comunicar sus preocupaciones sobre infracciones conocidas o potenciales?
☐ ¿Hay uno o más canales de denuncia (por ejemplo, una línea directa de terceros, una bandeja de entrada de correo electrónico dedicada o un formulario web) disponibles para los empleados?
☐ ¿Se mantienen y son accesibles los recursos para denunciantes para todos los empleados?
☐ ¿Confían los empleados en que pueden denunciar actividades sospechosas de forma anónima o confidencial (cuando la ley lo permita) y sin temor a represalias?
☐¿Se ha dejado claro a los empleados que los informes de actividad sospechosa se evaluarán de forma rápida y exhaustiva?
☐ ¿Las políticas y mecanismos de denuncia se extienden a proveedores, clientes y otras partes externas?
☐¿Los mecanismos de denuncia incluyen capacidades multilingües y proporcionan acceso a un entrevistador capacitado las 24 horas del día, los 7 días de la semana?
3. Para aumentar la percepción de detección de los empleados, ¿se toman y se publicitan las siguientes medidas proactivas?
☐ ¿Se busca la posible conducta fraudulenta de forma agresiva y proactiva, en lugar de abordarla de forma pasiva o reactiva?
☐ ¿Se realizan auditorías de fraude por sorpresa además de las auditorías programadas regularmente?
☐ ¿Se utilizan técnicas de análisis de datos para buscar fraude de forma proactiva y, de ser así, se ha comunicado el uso de dichas técnicas a toda la organización?
☐ ¿Los gerentes revisan activamente los controles, procesos, cuentas o transacciones bajo su responsabilidad para verificar el cumplimiento de las políticas y expectativas de la empresa?
4. ¿El clima/tono de gestión es el más alto de honestidad e integridad?
☐ ¿Se encuesta periódicamente a los empleados para determinar la medida en que los mismos creen que la dirección actúa con honestidad e integridad?
☐ ¿Son realistas las metas de desempeño y comunicado claramente?
☐ ¿Han sido los objetivos de prevención del fraude incorporados en la actuación medidas que se utilizan para evaluar los gerentes y para determinar el desempeño compensación relacionada?
☐ Ha establecido la organización, implementado, y probó un proceso para la supervisión de los riesgos de fraude por parte de la junta de los directores u otros encargados de gobernanza (por ejemplo, el comité de auditoría)?
5. ¿Se realizan evaluaciones del riesgo de fraude para identificar y mitigar de manera proactiva la vulnerabilidades de la empresa frente a los problemas internos y fraude externo?
☐ ¿Se actualizan las evaluaciones del riesgo de fraude regularmente (por ejemplo, anualmente), así como siguientes momentos de notable organización o cambios ambientales?
☐ Son los resultados del riesgo de fraude evaluación compartida con los órganos niveles de dirección y se utiliza para actualizar la lucha contra el fraude de la organización programa y controles?
6. ¿Existen fuertes controles antifraude? y que funcionen de manera eficaz, incluida la siguiendo?
☐ Separación adecuada de funciones
☐ Uso de autorizaciones
☐ Salvaguardias físicas
☐ Rotaciones de puestos
☐ Vacaciones obligatorias
7. ¿El departamento de auditoría interna, si existe uno, contar con los recursos adecuados y autoridad para operar con eficacia y sin influencia indebida de la alta dirección?
8. ¿Incluye la política de contratación lo siguiente (cuando lo permita la ley)?
☐ Verificación de empleo anterior
☐ Verificación de antecedentes penales y civiles
☐ Comprobaciones de crédito
☐ Detección de drogas
☐ Verificación de la educación
☐ Controles de referencias
9. ¿Existen programas de apoyo a los empleados? para ayudar a los empleados que luchan con adicción, salud mental/emocional, familia, o problemas financieros?
10. Es una política de puertas abiertas que permite a los empleados hablar libremente sobre las presiones, brindando a la dirección la oportunidad para aliviar dichas presiones antes de que los ¿Se agudiza?
11. ¿Se realizan encuestas periódicas y anónimas para evaluar la moral de los empleados?
Guía internacional de financiación del ministerio directo
Como grupo, elijan dos secciones para que todos se auto-evalúen y luego discutan:
- ¿Cuál de estos ya lo hacemos bien?
- ¿Cuáles necesitan fortalecimiento?”
5.) Llamamiento a la acción: Planeación de Discusión en Equipo (10-15 minutos)
Tema
- ¿Cómo estamos preparados para las auditorías internas y externas?
- ¿Las personas correctas están recibiendo la formación adecuada?
- ¿Cuál paso podemos dar en los próximos 30 días para aumentar nuestra preparación de auditoría?
- Utilice la lista de verificación de auto-auditoría de la Guía Internacional con sus equipos para ayudar a determinar su preparación
Alentar a las regiones a que establezcan un objetivo tangible.
Cierre y Oración (5 minutos)
- Idea clave de resumen: La preparación para la auditoría es un signo de confianza y madurez en la mayordomía.
- Ore por integridad, crecimiento y una cultura de apertura.
