Divisionnaire : Opérations, Leçon 3
Module Opérations 3 : « Créer une check-list et un calendrier pour soutenir le ministère »
Participants : groupes divisionnaires i100
Durée : 60 à 75 minutes
Format : appel divisionnaire
Objectifs d'apprentissage
À la fin de cette session, les participants seront capables de :
- Créer une check-list et un calendrier de soutien ministériel adaptés à leur contexte.
- Identifier ce qui doit être fait, quand et par qui tout au long de l'année.
Plan de leçon
1.) Bienvenue et présentation de la leçon (5 à 10 minutes)
Tout comme nous avons des calendriers ministériels directs remplis de clubs, de campaigners et de camps, nous pouvons avoir des calendriers de soutien ministériel : inscriptions, formations, audits, prise en charge du personnel, etc.
L'équipe de direction du LAC a reconnu ce besoin et le défi que représentent toutes ces échéances qui, lorsqu'elles ne sont pas bien planifiées, peuvent devenir accablantes. Voyons comment ils ont relevé ce défi:
2.) Brainstorming de la check-list : que faut-il faire ? (15 minutes)
Brainstorming:
Questions:
- Quelles sont vos tâches principales chaque trimestre ?
- Qu'oubliez-vous souvent jusqu'à ce que cela devienne urgent ?
- Qu'est-ce qui pourrait être délégué ou planifié à l'avance ?
L'animateur aide à classer les tâches dans les catégories suivantes:
- Mensuelles
- Trimestrielles
- Annuelles
- Saisonnières (par exemple, saison des camps)
Vous pouvez utiliser les modèles fournis ci-dessus par Rebe.
3.) Étude de cas : quand une opportunité révèle des lacunes en matière de préparation (10 minutes)
Sans calendrier stratégique, un ministère national s'est soudainement retrouvé face à une opportunité inattendue. Une opportunité s'est présentée pour ce pays de recevoir une somme d'argent importante qui aurait pu accélérer considérablement la croissance du ministère. Avant d'aller plus loin, la personne à l'origine de cette opportunité souhaitait comprendre comment son don s'intégrerait dans le ministère existant et quel type d'impact il pourrait avoir. Elle a demandé à consulter le budget, les habitudes de dépenses et les statistiques ministérielles du pays afin de pouvoir prendre une décision éclairée.
À l'époque, il s'agissait d'un ministère de taille moyenne, comptant plusieurs employés et plusieurs domaines d'activité. Sur le papier, le pays avait soumis un budget d'environ 250 000 dollars. Cependant, après un examen plus approfondi des données, il est apparu clairement que seuls 25 000 $ environ avaient été dépensés au cours de l'exercice précédent. En outre, le pays n’avait soumis aucune statistique ministérielle CMI pour les 12 à 18 derniers mois.
Cela a créé une crise pour le leadership régional et le vice-président. Les équipes ont dû se démener pour reconstituer les données manquantes, réviser le budget afin de refléter la réalité et expliquer les incohérences, tout en essayant de bien gérer une opportunité majeure. Ce qui aurait pu être un moment de dynamique est devenu un moment d'urgence et de contrôle des dégâts.
Questions de discussion
- Selon vous, quels sont les systèmes ou les rythmes qui ont le plus fait défaut (par exemple, budgétisation, rapports, calendriers, suivi des données, formation) ?
- Quelles hypothèses les leaders ont-ils formulées à propos de ce pays en raison de sa taille ou de son stade de développement ?
- Le cas montre que l'opportunité a révélé des lacunes plutôt que d'en créer. Où avez-vous constaté cela dans votre propre ministère ou organisation ?
Enseignements tirés
Ce cas a permis de tirer plusieurs enseignements importants :
Comme ce pays ne comptait pas parmi les plus grands ministères, il a été supposé qu'il n'avait pas encore besoin d'une attention particulière en matière de systèmes opérationnels et fonctionnels. Mais lorsque l'occasion s'est présentée, l'absence de systèmes, de formations, de calendriers et de check-lists clairs a considérablement limité la capacité du ministère à accueillir et à gérer la croissance.
Tout aussi important, l'absence de données cohérentes a créé des angles morts dans la supervision. Sans budgets précis, sans modèles de dépenses et sans statistiques ministérielles, les superviseurs n'avaient pas une image claire de ce qui se passait réellement sur le terrain. Il était donc difficile de bien soutenir les leaders, d'identifier les risques à un stade précoce ou de guider le ministère vers de prochaines étapes saines.
Enfin, ce cas montre que rêver avec un budget devient à la fois plus réaliste et plus faisable lorsqu'il s'appuie sur des données budgétaires historiques précises. Lorsque les leaders savent ce qui s'est réellement passé, ils peuvent planifier ce qui pourrait se passer avec plus de clarté et de crédibilité.
La santé opérationnelle n’est pas seulement une question de conformité, mais aussi de capacité. Des systèmes sains inspirent confiance aux partenaires, apportent de la clarté aux leaders et permettent au ministère de se développer lorsque l'occasion se présente.
Enseignement clé :
Les opportunités ne créent pas la préparation, elles la révèlent.
4.) Créez votre calendrier (20 minutes)
Les participants remplissent un modèle en direct :
- Planificateur trimestriel : ce qui doit être fait, quand et qui en est responsable (n'hésitez pas à utiliser les modèles fournis ci-dessus).
- Ajouter les jours fériés nationaux, les cycles de préparation des camps et les dates limites connues pour les rapports.
L’animateur apporte son aide à l'aide d'exemples:
- Clôtures financières
- Formations des bénévoles
- Formations du personnel
- Dates limites CMC
- Évaluations du personnel
- Soumission des rapports aux donateurs
- Délais budgétaires
- Dates d’audit
5.) Appel à l’action (5 à 10 minutes)
« Finalisez votre check-list et partagez-la avec un collègue ou un superviseur cette semaine. La responsabilisation transforme les plans en actions. »
