Compétences en Supervision
Leçon 2: Compétences
Introduction
La leçon 1 portait sur la compréhension de ce qu’est une supervision équilibrée et à quoi elle ressemble. La leçon 2 se concentre sur la mise en œuvre de compétences pratiques en tant que superviseur. Cela vous aidera à créer des rythmes équilibrés dans vos relations avec les supervisés. Dans cette leçon, vous apprendrez comment établir un plan de supervision annuel, quoi inclure dans les réunions de supervision périodiques et quelques compétences de leadership en situation pour ceux que vous dirigez.
Objectifs de la leçon
- Établir un plan de supervision annuel pour ceux que vous dirigez.
- Fixer un rythme de rencontres régulières pour apporter un soutien à ceux que vous supervisez.
- Préparer une évaluation annuelle.
RÉUNIONS DE SUPERVISION
Plan annuel
Dans la leçon 1, vous avez appris l'importance de fixer des attentes claires et des objectifs communs avec vos supervisés afin de garder en vue les objectifs et de remplir la mission de Young Life. Cette section approfondira cette idée pour vous aider à créer un plan de supervision annuel. Cela vous permettra de savoir quand vous devrez vous entretenir avec votre supervisé de sujets précis et prendre le temps pour les entretiens que vous devez avoir avec votre supervisé : au sujet de la vision, du budget, de l'évaluation, de leur soutien, etc.
L'élaboration d'un plan annuel de supervision vous aide à déterminer quand vous devez parler de quoi avec votre supervisé. Même si la majorité de vos réunions consisteront à faire régulièrement le point sur la situation personnelle du supervisé et sur la manière dont vous pouvez l'aider au niveau des projets en cours, il y a d'autres aspects essentiels à un bon plan annuel qu'il ne faut pas manquer.
Éléments clés d'un plan de supervision annuel:
- Définir l'objectif annuel
- Établir un budget prévisionnel annuel
- Évaluation annuelle ou semestrielle – évaluation des compétences
- Processus d'auto-évaluation pour le supervisé
- Bilans réguliers avec la personne
Souvent, les bilans réguliers sont la seule activité du superviseur. Toutefois, l'élaboration d'un plan annuel pour fixer des objectifs, pour l’évaluation personnelle et l'évaluation des compétences, permettra d'orienter les entretiens tout au long de l'année. Lisez l'exemple de plan annuel ci-dessous.
Faites une pause et réfléchissez: Considérez les éléments clés d'un plan de supervision.
- Parmi ces aspects, quels sont ceux que vous pratiquez déjà avec les personnes que vous supervisez ?
- Cela vous aiderait-il de les réunir en un seul plan pour l'année ?
- Quels sont les aspects que vous n'avez PAS mis en œuvre dans le passé ? Que faudrait-il changer pour les mettre en œuvre ?
- Quelles traces gardez-vous de ce dont vous discutez lors de vos entretiens de supervision ?
Cette réflexion vous aidera à créer un plan annuel à partir des étapes à suivre figurant à la fin de cette leçon.
Supervision à distance
Si les personnes que vous dirigez et supervisez sont géographiquement éloignées de vous, votre plan annuel est encore plus important. La création d'un plan annuel de fréquence de rencontres pour voir vos supervisés en personne est vitale pour établir la confiance et bien diriger.
Dan Jessup a effectué de nombreuses recherches dans ce domaine et a écrit un article sur le sujet. Si vous dirigez à distance, lisez les articles ci-dessous et établissez un plan annuel.
Préparation d'une réunion de supervision
Avant toute réunion de supervision, il est utile de préparer quelques points clés à discuter avec votre supervisé. Garder une trace écrite des objectifs annuels de votre supervisé, de ses budgets annuels et d'autres notes vous aidera à préparer ces réunions.
Lors de la préparation de chaque réunion, vous aurez besoin de savoir de quoi vous avez discuté la dernière fois avec votre supervisé, afin d'assurer le suivi des dossiers en suspens. Plus vous supervisez de personnes, plus cela est important. Garder une trace écrite de vos réunions vous aidera à réfléchir de manière globale à vos réunions, à assurer le suivi et à établir un plan stratégique avec vos supervisés.
Pendant une réunion de supervision
Une réunion de supervision est à mi-chemin du familial et du professionnel avec vos supervisés. Vous voulez prendre soin d'eux et les aimer, tout en les aidant à atteindre leurs objectifs et à concrétiser leur vision. Il est mieux de toujours commencer une réunion de supervision en faisant le point avec la personne et en vérifiant comment elle se porte sur le plan personnel et spirituel. Créez un environnement permettant à vos supervisés de partager ce qui se passe dans leur vie. Cela vous permet de connaître les émotions qu'ils éprouvent au quotidien.
Quand vous voyez qu'ils se sentent écoutés, vous pouvez leur demander dans quel domaine ils ont besoin d'aide. C'est l'occasion rêvée d'utiliser vos compétences en matière de coaching ! Plutôt que de dresser une liste de choses à dire à vos supervisés, vous pouvez proposer des sujets sur lesquels vous souhaitez avoir leur avis et les accompagner pour les aider à progresser. Mais en leur demandant ce pour quoi ils ont besoin d'aide et en continuant à poser des questions, vous pouvez les aider à découvrir la réponse par eux-mêmes.
Une fois que vous savez qu'ils ont reçu ce dont ils ont besoin, vous pouvez aborder tous les autres sujets dont vous souhaitez discuter avec eux. Si vous gardez votre liste pour la fin, elle raccourcira probablement au fur et à mesure que vos supervisés soulèveront des points à discuter. Vous rendez service à vos supervisés en les aidant à axer votre entretien sur ce dont ils ont besoin.
Terminez ce temps en priant pour votre supervisé.
Après une réunion de supervision
Après une réunion de supervision, vous voudrez planifier le suivi de tout ce que vous avez demandé à la personne supervisée de faire. Un suivi écrit vous permet, à vous et à votre supervisé, de garder une trace des démarches à entreprendre et du travail à faire.
Si vous le faites déjà, continuez ! Si vous ne le faites pas encore, vous pouvez utiliser l'exemple de plan ci-dessus comme modèle et y ajouter des notes chaque mois. OU demander à votre superviseur ce qu'il fait et lui demander de vous l'enseigner !
Donner vie à vos réunions de supervision
L'évaluation annuelle
Enfin, l'évaluation annuelle est un outil essentiel dans votre relation avec ceux que vous supervisez. L'évaluation annuelle peut être un moment formel où vous vous rencontrez avec votre supervisé et discutez de l'année écoulée. Ce peut être un moment de célébration et de louange au Seigneur pour ce qu'il a fait. Cela peut également vous aider à vous projeter dans l'année à venir et à définir les objectifs et les attentes que vous avez pour l'année suivante.
Vous trouverez ci-dessous un modèle d'évaluation annuelle qui est remis à l'avance au supervisé pour qu'il procède d'abord à une auto-évaluation, puis pour que vous, le superviseur, procédiez à une évaluation. Vous serez en mesure de voir dans quels cas vos réponses ont été similaires ou différentes. Lors de votre réunion, vous passerez probablement du temps à discuter de vos divergences d'évaluation.
Lisez l'exemple ci-dessous:
L'exemple ci-dessus est utile, car il :
- Crée une situation où à la fois le supervisé et le superviseur peuvent faire l’évaluation.
- Utilise le programme « Next Kid » pour s'assurer que vous évaluez le leader dans sa globalité.
- Crée un espace pour célébrer
- Crée un espace pour discuter des domaines dans lesquels se perfectionner
- Crée un espace pour que le supervisé puisse donner son avis sur la manière dont le superviseur s'y prend
Étapes à suivre
- Choisissez une des personnes que vous supervisez. Élaborez un plan de supervision d'un an pour cette personne. Partagez ce plan avec votre superviseur et commencez à l'exécuter. Veillez à inclure les catégories suivantes :
- Faire une évaluation annuelle ou semestrielle – évaluation des compétences
- Fixer des objectifs annuels
- Établir un budget prévisionnel annuel
- Faire des bilans réguliers avec la personne - Si vous ne disposez pas encore d'un moyen de garder la trace de vos entretiens de supervision, créez-en un. Partagez l'idée avec votre superviseur et demandez-lui son avis.
- Étudiez le modèle d'évaluation annuelle. Adaptez-le pour l'utiliser avec au moins un de vos supervisés cette année.
- (facultatif) - Si vous dirigez des personnes à distance, utilisez l'outil de planification annuelle de Dan Jessup pour créer votre plan annuel avec vos supervisés..
