Дивизионные: Финансы
Здоровое отношение и Ценность:
- Финансы поддерживают ценности YL Ответственное отношение - соблюдение самых высоких стандартов в управлении всеми ресурсами, находящимися в нашем распоряжении.
- Финансы облегчают разработку стратегии, планирование, мониторинг эффективности, контроль затрат, управление рисками, взаимодействие с заинтересованными сторонами, а также соблюдение требований и отчетность.
- Здоровая финансовая функция работает с подходами ко всему вышеперечисленному с «мышлением Царства», следуя по стопам и учению Иисуса.
Здоровье финансовых систем, которые помогут идти к следующему подростку
Цель обучения
Благодаря этому уроку участники i100 смогут:
- Объяснить библейские основы здоровья финансовых систем.
- Описать, как здоровые финансовые системы помогают командам идти к следующему подростку
- Проанализировать свои финансовые системы в их собственном географическом плане, чтобы выявить сильные стороны и моменты, которые, возможно, потребуется изменить.
Введение
Начнем с краткого самоанализа: Опишите одним словом, что вы чувствуете, когда слышите слово «финансы» в служении?
Вы можете ответить самым разным образом: от «простого» до «сложного» и «запутанного». Мы все приходим с разными мыслями и чувствами, но благодаря этим урокам мы надеемся, что мы продвинемся к ясности и простоте.
Международная финансовая группа разработала Международную обучающую программу по управлению, которую могут пройти и извлечь уроки не только участники i100, но и любой другой сотрудник миссии, которому может потребоваться изучить эти же принципы.
Просим вас пройти обучение, представленное ниже. После завершения работы вернитесь на эту страницу для размышления
Размышление
Теперь, когда вы завершили обучение по управлению финансами, подумайте над следующими вопросами:
- Есть кто-нибудь еще в вашей команде, кто, по вашему мнению, должен пройти это обучение?
- Когда вы думаете об этом обучении, кто (не только имена, но и должности, Эриа Директора, волонтеры и т.д.) и когда (на каком этапе своего пути в Young Life) должен пройти это обучение?
Как подготовиться к аудиту?: Целостность в действии
Цели обучения
К концу этого урока участники смогут:
- Признать цель и ценность внутреннего и внешнего аудита в служении.
- Понять, как быть готовым к аудиту — до того, как это произойдет.
- Выявлять области роста и потребности в обучении в своих командах, чтобы оставаться готовыми к аудиту.
Необходимые материалы
- Два коротких тематических исследования (одно для внутреннего и другое для сценариев внешнего аудита)
- Учебное видео по Аудиту
- Чеклист готовности к аудиту
- Материалы представлены на сайте i100
Конспект урока
1.) Приветствие и разминка (5 минут)
- Рекомендация: – Что приходит на ум, когда слышите слово «аудит»?
- Зафиксируйте ответы (в чате встречи) – выделите и страх, и возможность.
- Переход: «Давайте разберемся, почему аудит – это не просто галочки – он помогает нам укреплять доверие и хорошо управлять финансами».
2.) Разбор конкретного случая (30 минут)
Пример 1: Внутренний аудит (15 минут)
Внутренний аудит предоставляет стране полный предварительный список пунктов, необходимых для аудита в рамках объема проверки. Наш стандартный международный план аудита используется во время полевых работ и охватывает основные области контроля, включая банковское дело, управление денежными средствами, подтверждающие документы по расходам, записи о сотрудниках, активы и деятельность лагеря. Аудит включает не проверку записей и документации по всем операциям за определенный период времени, а выборку.
Внутренний аудит не проводит неожиданных визитов. Как правило, они планируются заранее с помощью предварительного перечня, предоставляемого по результатам внутреннего аудита административным/финансовым сотрудником в стране для подготовки конкретно запрашиваемых материалов. Однако даже несмотря на это, мы имеем опыт/примеры, когда страны не были готовы.
- Сценарий 1: Сотрудники службы внутреннего аудита провели дистанционный аудит предприятия в Латинской Америке во время COVID (поездки запрещены). Это был первый аудит этой структуры. В соответствии со стандартной практикой проведения аудита были выбраны рамки/сроки проведения проверки, и в страну был направлен предварительный перечень. С началом полевого служения стало ясно, что страна не готова. Группа ревизоров и сотрудники в стране проверки провели ряд звонков, однако многие запрошенные документы либо отсутствовали, либо просто не были предоставлены. В ходе дальнейшей работы аудиторской группы стало ясно, что бухгалтерский учет отставал на месяцы, а по некоторым счетам — на годы. Ни один банковский счет (которых в стране было несколько) не выверялся в течение более года, и почти ни по одному из выборочных операций копии подтверждающей документации не имелись. Внутренний аудит начал доносить эти результаты и опасения до руководства подразделений, и все согласились с тем, что пришло время нанять дополнительных сотрудников в стране, чтобы навести порядок в бухгалтерских записях и начать своевременный учет финансовых операций. В конечном итоге страна фактически "провалила" проверку. Вместе с тем после представления доклада о результатах руководство страны и руководство дивизиона были готовы пойти на необходимые изменения.
Обсуждение в малых группах
- Что здесь пошло не так?
- Что можно было сделать, чтобы предотвратить это?
- Как должна реагировать команда?
Пример 2: Внешний Аудит (15 минут)
- Сценарий 2: Мы проходили внешний аудит, и в целом все выглядело хорошо. В стране отмечается высокий уровень концентрации поставщиков. Таким образом, бóльшая часть расходов на лагеря оплачивается небольшому числу поставщиков (фактически трем поставщикам). Более 500 000 долл. США за проверяемый год. В ходе дальнейшей работы внешние аудиторы выразили обеспокоенность в связи с тем, что, хотя страна располагает счетами/квитанциями, подтверждающими расходы, никаких дополнительных доказательств, подтверждающих подлинное существование лагерей, не имеется. Были ли лагеря? Мы надеемся на это, но кроме действительно больших счетов, у нас нет возможности доказать это. Руководство на местах представляет статистические данные, но сфабриковать эти цифры было бы вполне возможно. В данном случае аудиторы не засчитали нам проверку, учитывая сумму расходов на лагеря в финансах этой страны.
Обсуждение в малых группах
- Такой сценарий не редкость во всем мире, особенно в более отдаленных культурах, где расходы оплачиваются наличными деньгами. В рамках коллективного мозгового штурма проведите анализ того, какими способами страна могла бы лучше поддержать существование лагерей и/или деятельность служения.
Подведение итогов в большой группе (5 минут):
- Выделите уроки, касающиеся документации, подотчетности и проактивности.
3.) Учебный сегмент: Что такое Аудит? (5-10 минут)
Включите и выключите субтитры, нажав кнопку «cc». Выберите другой язык субтитров, используя значок шестеренки.
Определения
- Внутренний аудит: самопроверка для обеспечения соблюдения правил внутреннего контроля и политик.
- Внешний аудит: объективная оценка внешней организацией (например, штаб-квартирой, спонсорами, правительством).
- Аудит является инструментом укрепления доверия, а не наказания.
- Темы аудита: прозрачность, ответственное управление, подотчетность, соответствие миссии
4.) Рефлексия: Мы готовы? (10 минут)
Аудиты и подготовка к аудитам помогают создать здоровые системы и повысить ответственность лидеров Young Life. Внедряемые системы призваны помочь лидерам быть здоровыми и сосредоточиться на служении. Встроенная подотчетность позволяет легко говорить правду и затрудняет ложь, предотвращая даже соблазн коррупции.
Ниже приведены два ресурса, которые вы можете использовать вместе со своими командами для проверки действующих систем.
Контрольный список по предотвращению мошенничества.
Этот перечень взят из доклада ACFE 2024 Организации Объединенных Наций. Этот список будет полезно изучить вместе с вашей командой, чтобы убедиться в наличии у вас эффективных систем предотвращения мошенничества:
5.) Призыв к действию: Планирование обсуждения в команде (10–15 минут)
Подсказка:
- На сколько мы готовы к внутреннему и внешнему аудиту?
- Проходят ли правильную подготовку нужные люди?
- Какой шаг мы можем предпринять в ближайшие 30 дней, чтобы повысить нашу готовность к аудиту?
- Используйте контрольный перечень вопросов для самоаудита International Field Finance Guide вместе со своими командами, чтобы помочь определить вашу готовность.
Поощряйте регионы ставить перед собой одну достижимую цель.
Завершение и молитва (5 минут)
- Краткое изложение ключевой идеи: Готовность к аудиту является признаком доверия и зрелости в вопросах управления.
- Молитесь о честности, росте и культуре открытости.
