Подразделение: Урок операций 3
Операционная деятельность Модуль 3: «Создание контрольного списка и графика поддержки служения»
Аудитория: дивизионные группы i100
Продолжительность: 60-75 минут
Формат: Дивизионный звонок
Цели обучения
К концу этого занятия участники смогут:
- Составьте контрольный список и график поддержки служения, адаптированные к их условиям.
- Определите, что, когда и кем должно быть сделано в течение года.
Конспект урока
1.) Приветствие и содержание урока (5-10 минут)
Подобно тому, как у нас есть календари непосредственной работы в рамках служения, заполненные клубами, малыми группами и лагерями, могут быть календари поддержки служения — регистрации, тренинги, звонки, забота о сотрудниках и многое другое.
Руководство LAC осознало эту необходимость и то, что при отсутствии должного планирования все эти сроки могут стать непосильными. Давайте посмотрим, как они справились с этой задачей:
2.) Контрольный список Мозговой штурм: Что нужно сделать? (15 минут)
Мозговой штурм:
Подсказки:
- Каковы ваши ключевые задачи на каждый квартал?
- О чем вы часто забываете, пока не наступит острая необходимость?
- Что можно делегировать или запланировать наперед?
Фасилитатор помогает рассортировать их:
- Ежемесячно
- Ежеквартально
- Ежегодно
- Сезонные (например, сезон лагерей)
Вы можете использовать шаблоны, предоставленные Ребе.
3.) Исследование конкретного случая: Когда возможности выявляют пробелы в готовности (10 минут)
Отсутствие стратегического плана действий привело к тому, что служение в стране внезапно столкнулось с неожиданной возможностью. В этой стране появилась возможность получить значительную сумму денег, которая могла бы значительно ускорить рост служения. Прежде чем двигаться вперед, человек, предоставивший такую возможность, хотел понять, как его пожертвование впишется в существующее служение и какое влияние это окажет. Они просили показать им бюджет страны , структуру расходов и статистику служения, чтобы они могли принять взвешенное решение.
В то время это было среднее по размеру служение с несколькими сотрудниками и несколькими направлениями служения. На бумаге страна представила бюджет в размере около 250 000 долларов. Однако при более тщательном изучении данных выяснилось, что в предыдущем финансовом году было фактически израсходовано лишь около 25 000 долларов. Кроме того, страна не представила статистику служения CMI за последние 12-18 месяцев.
Это привело к кризису регионального и вице-президентского географического руководства. Команде пришлось в спешном порядке восстанавливать недостающие данные, пересматривать бюджет, чтобы он отражал реальность, и объяснять несоответствия - и все это при попытке грамотно распорядиться крупной возможностью. То, что могло бы стать моментом перелома, превратилось в момент неотложной необходимости и минимизации ущерба.
Вопросы для обсуждения
- Какие системы или механизмы, по вашему мнению, больше всего отсутствовали (например, бюджетирование, отчетность, сроки, отслеживание данных, обучение)?
- Какие предположения сделали лидеры об этой стране, исходя из её размеров или уровня развития?
- Этот случай показывает, что возможности скорее выявляют пробелы, чем создают их. Где в вашем собственном служении или организации вы наблюдали похожие ситуации?
Познавательная информация
Этот случай позволил извлечь несколько важных уроков:
Поскольку эта страна не относится к числу крупнейших служений, считалось, что ей пока не нужно уделять особое внимание операционным и функциональным системам. Но когда появилась возможность, отсутствие четких систем, обучения, временных рамок и контрольных списков значительно ограничило готовность служения к получению и управлению ростом.
Не менее важно и то, что отсутствие последовательных данных создавало «слепые пятна» для руководителей. Без точных бюджетов, структуры расходов и статистики служения руководители не имели четкого представления о том, что на самом деле происходит на местах. Это затрудняло эффективную поддержку лидеров, раннее выявление рисков и направление служения к здоровым дальнейшим шагам.
Наконец, эта история подчеркивает, что мечты о бюджете становятся более реалистичными и более осуществимыми, если они основаны на точных исторических бюджетных данных. Когда руководители знают, что произошло на самом деле, они могут планировать то, что может произойти, с большей ясностью и надежностью.
Операционное здоровье - это не только соответствие требованиям, но и потенциал. Здоровые системы создают уверенность для партнеров, ясность для лидеров и свободу для служения, чтобы расти, когда появляется возможность.
Ключевой Урок:
Возможности не создают готовность - они ее выявляют.
4.) Создайте свою временную шкалу (20 минут)
Участники заполняют шаблон в прямом эфире:
- Ежеквартальный план - что нужно сделать, когда и кто за это отвечает. (не стесняйтесь использовать шаблоны, представленные выше)
- Добавьте национальные праздники, циклы подготовки к лагерю и известные сроки сдачи отчетов
Фасилитатор поддерживает примерами:
- Завершение финансовых операций
- Обучение волонтеров
- Обучение сотрудников
- Сроки CMC
- Отзывы сотрудников
- Представление отчетов спонсорам
- Сроки составления бюджета
- Сроки проведения аудита
5.) Призыв к действию (5-10 минут)
«Доработайте свой контрольный список и поделитесь им с коллегой по команде или руководителем на этой неделе. Подотчетность превращает планы в действия».
